IT‑kilpailutuksissa tarjouksia on helppo pyytää, mutta haastavinta on usein valintojen tekeminen. IT-ympäristöä voi olla vaikea hahmottaa ja erilaiset dokumentaatiot ovat pakkopullaa. Kokonaisarkkitehtuuri kirkastaa yrityksesi IT‑ympäristön nyky‑ ja tavoitetilan sekä yhdenmukaistaa vaatimuksia – näin IT-kilpailutuksen päätökset perustuvat tietoon ja riskit pienenevät.
Kokonaisarkkitehtuuri on IT‑toiminnan selkäranka
Kun keskustelen organisaatioiden kanssa ICT–kumppanin kilpailutuksesta, tarina on usein samankaltainen.
Yrityksellä on tarve:
- vaihtaa tietojärjestelmää,
- päivittää teknologiaa,
- yhtenäistää toimintaa tai
- tehostaa prosesseja ja raportointia
Kumppaneita löytyy nopeasti – ja tarjouksia tulee tarpeen mukaan ja sen vierestä. Hankala vaihe alkaa ja mietitään, minkä perusteella valinta tehdään? Huomataan, että tarjoukset eivät ole vertailukelpoisia keskenään.
Tehdään markkinavuoropuhelua ja toimittajat esittelevät yhdenlaisia ratkaisuja sekä toiset toimittajat toisenlaisia. Hinnat perustuvat eri oletuksiin.
Tekniset ratkaisut eivät välttämättä ole vertailtavissa. Lopulta päätöksenteko saattaakin olla enemmän tunteella kuin tiedolla tehty.
Tässä kohtaa kokonaisarkkitehtuuri muuttuu pelkästä pakkopulladokumentaatiosta kilpailutuksen selkärangaksi.
Mitä ilman selkeää arkkitehtuuria yleensä tapahtuu?
- Tarjouspyyntö perustuu olettamuksiin, ei faktoihin. Ei ole täysin selvää, mitä järjestelmiä, prosesseja ja integraatioita nykytilaan kuuluu. Tavoitetila ei ole selkeä.
- Toimittajat tulkitsevat tarpeen omalla tavallaan. Tarjouksissa on tehty rajauksia, erilaisia teknisiä valintoja ja erilaisin lähtötilantein. Vertailu on hankalaa.
- Organisaatio maksaa helposti liikaa tai väärästä asiasta. Ei ole yhteistä määrittelyä, kukaan ei oikeastaan tiedä, mitä ollaan hankkimassa.
- Projektin riskit kasvavat ensimmäistä päivästä lähtien. Yllätyksiä nousee esiin, koska kokonaiskuvaa ei ollut.
Miten kokonaisarkkitehtuuri ratkaisee nämä ongelmat?
- Tilanteen kirkastaminen ennen kilpailutusta. Nykytilan kuvaus tuo esiin: järjestelmät, prosessit, integraatiot, riippuvuudet, riskit ja puutteet. Nykytilan kuvauksen jälkeen tiedät minkä päälle uusi ratkaisu rakennetaan.
- Tavoitetilan määritys yhdessä liiketoiminnan kanssa. Ei irrallista teknologiapuhetta, vaan tarkistetaan mitä halutaan saavuttaa, miten ICT tukee strategiaa ja mikä muuttuu tai miksi muuttuu. Kun tavoitetila on selkeä, tarjouspyynnöt eivät ole arvailua.
- Yhdenmukaistaminen. Kun on olemassa dokumentaatio ja kuvaus nykytilasta, toimittajat eivät voi tulkita sitä eri tavoin. Kaikki vastaavat samaan tarpeeseen – ei omaan versioon siitä.
- Tarjouksien tekeminen vertailukelpoisiksi. Kun oletukset ja rajaukset sekä vaatimukset ovat selkeät, pystytään vertailemaan hintaa, sisältöä, kyvykkyyttä, riskejä, tukea ja kehityskarttoja. Päätös perustuu tietoon, ei siihen kuka esitteli tai puhui parhaiten.
- Vähentää projektin riskejä ja lisää läpinäkyvyyttä. Hyvä arkkitehtuuri varmistaa, että toimittaja tietää, mitä toimittaa. Organisaatio tietää, mitä ostaa ja projektin tavoitteet ovat yhtenäiset. Yllätysmomentteja on vähemmän.
Käytännössä kokonaisarkkitehtuuri toimii kilpailutuksen karttana, ilman karttaa voi toki päästä perille – mutta navigointivirheitä saattaa tulla.
Arkkitehtuurityö antaa organisaatiolle:
- kompassin (tavoitetila)
- reitin (tiekartta)
- lähtöpisteen (nykytila)
- yhteisen kielen (määrittelyt)
- riskien näkyvyyden (riippuvuudet ja puutteet)
Hyvä ICT–kumppani kyllä löytyy – kun pohjatyö on tehty kunnolla. Kokonaisarkkitehtuuri on juuri tätä varten.
Kiinnostuitko kokonaisarkkitehtuurin kuvantamispalvelusta ja IT-kilpailutuksesta?
Laita Grow with Insight Oy seurantaan LinkedInissä ja ota yhteyttä, jos haluat keskustella.
Kirjoittajasta
Eveliina Keski-Koukkari on kokenut IT-alan ammattilainen ja hänellä on osaamista mm. IT-kokonaisarkkitehtuurista ja IT-järjestelmien kuvantamisesta.
