Työvuorosuunnittelu kuuluu monen organisaation arkeen. Se vaikuttaa suoraan esimerkiksi työn sujuvuuteen, tehokkuuteen sekä tuottavuuteen, kustannuksiin ja henkilöstön hyvinvointiin. Jos yrityksessä on vain muutamia työntekijöitä, voi työvuorosuunnittelua tehdä yksinkertaisimmillaan vaikka ecxel -taulukossa. Mutta jos työntekijöitä on kymmeniä tai satoja, tarvitaan jokin parempi tapa. Nykyaikaisen työvuorosuunnittelun hyödyt näkyvät nopeasti henkilöstölle, asiakastyytyväisyydessä kuin tuloksessakin.
Helpota arkea ja johtamista
Hyvin suunniteltu ja toimiva työvuorosuunnittelu on tärkeä ja tehokas työväline toimivan ja kannattavan arjen pyöritykseen yrityksessä. Se yhdistää ihmiset, prosessit ja teknologian. Se saa yrityksen koko arjen sujumaan tehokkaammin ja helpottaa kaikkea työnsuunnittelua. Se vaikuttaa koko henkilöstön tyytyväisyyteen joka heijastuu myös asiakkaille – tyytyväinen työntekijä palvelee myös paremmin asiakkaita. Mutta jos prosessit eivät toimi, niin aika nopeasti asiakkaat sen huomaavat. Mitä enemmän on tekijöitä, tekemistä, työpisteitä, aikatauluja ja palveluita, sitä haasteellisemmaksi työvuorosuunnittelu käy ilman toimivaa IT-järjestelmää.
Mitä hyvin tehty työvuorosuunnittelu edellyttää?
Olen rakentanut yrityksille toimivia työvuorosuunnittelun ratkaisuja ja haluan avata tätä, koska toimimaton ratkaisu aiheuttaa niin helposti ylimääräistä päänvaivaa ja turhia kustannuksia yrityksellesi. Ikäviä yllätyksiä saattaa tulla esimerkiksi tilanteista, joissa tekijöitä ei näy silloin kun pitäisi tai heitä on liian vähän sovittuun työhön nähden. Aikataulut venyvät ja työhön tulee katkoksia. Tai myyjät saattavat innoissaan myydä asiakkaalle projektin tai työn, jonka jälkeen huomataan, että tekijät ovatkin kiinni aivan toisessa asiakkaassa tai työssä. Ylimääräisten työntekijöiden saaminen lyhyellä varoajalla saattaa olla hankalaa tai mahdotonta.
Ratkoessani erilaisia työvuorosuunnittelun haasteita ja ongelmia on aina lähdetty erilaisista tarpeista liikenteeseen. Yritykselle parhaalla tavalla toimivan työvuorosuunnittelun kautta on pystytty ratkomaan monta haastetta.
Jos työvuorosuunnittelu ei ole kunnossa, koko tiimi kärsii
Osaava henkilöstö on jokaisen menestyvän yrityksen moottori. Usein osaava henkilöstö myös joustaa tarvittaessa. Mutta jos ahkerat ja tunnolliset työntekijäsi tekevät jo täydet tunnit töitä, kauanko he jaksavat, jos heidän työmääräänsä lisätään hallitsemattomasti ja yllättäen? Jossain kohtaa motivaatio laskee ja mitta täyttyy. Lisäksi saattaa olla tilanteita, jossa osalla työntekijöistä olisi aikaa, mutta sinulla ei ole mitään keinoja pysyä kartalla heidän toteutuneista työmääristänsä. Joudut päivittäin soittelemaan ja kysymään, mitä töitä kenelläkin on kesken. Joukossa saattaa olla työntekijä, jonka työaika ei ole tehokkaassa käytössä ja tehokkuusluvut hänen kohdallaan ovat aika matalat. Tämä kaikki vie paljon sinun tai esihenkilöiden, mutta myös työntekijöittesi aikaa. Koko yrityksen kannattavuus kärsii. Kuulostaako tämä tutulta?
Kiinnostuitko työvuorosuunnittelusta?
Kerron lisää kokemuksia seuraavissa kirjoituksissa siitä, missä kaikissa asioissa hyvin tehty työvuorosuunnittelu auttaa. Laita meidät seurantaan LinkedInissä ja ota yhteyttä heti, jos haluat keskustella.
Soita minulle 045 206 5947 (Ilkka) tai laita viestiä support@growwithinsight.fi.
Autamme sinua löytämään ja valitsemaan sopivan työvuorosuunnittelun kumppanin!