Onko sinulla aikaa perehtyä IT-asioiden kilpailuttamiseen? Tuntuuko jo valmiiksi siltä, että asia on iso ja raskas, etkä tiedä, mistä aloittaa? Saatat myös miettiä, mistä löydät parhaat ratkaisut – palveluntarjoajia kyllä riittää, mutta mikä niistä sopii sinulle parhaiten? Me autamme sinua eteenpäin. Lue lisää siitä, miten pääset IT-kilpailutuksessa eteenpäin.
Yksi tärkeimmistä vaiheista IT-ympäristön suunnittelussa tai vaihtamisessa on kilpailutus. Se ei ole pelkkää tarjousten pyytämistä ja hinta-arvioiden selvittämistä. IT-ratkaisut ovat aina strateginen ja yleensä pitkäaikainen kumppanuus. Tavoitteena on liiketoiminnan toimivampi ja kustannustehokkaampi hallinnointi sekä kehittäminen.
IT‑kilpailutuksessa on useita työvaiheita, ja asiaan kannattaa varata reilusti aikaa. Kilpailutus vie laajuudesta riippuen helposti aikaa useista tunneista pariin työpäivään.
Kilpailutuksessa on tyypillisesti noin 10 eri vaihetta:
- Määrittelypalaveri vaatimuksista
- Toimittajaehdokkaiden etsiminen
- Toimittajien kontaktointi vaatimuksineen
- Toimittajien karsiminen tapaamista tai demovaihetta varten
- Toimittajien tapaamiset tai demot
- Toimittajien karsinta tarjousvaiheeseen
- Toimittajien tarjousten pyytäminen
- Tarjousten yhdenmukaistaminen ja vertailutaulukon laatiminen
- Tarjousten läpikäynti toimeksiantajan kanssa
- Sopimusvaihe
IT‑palveluntuottaja on yrityksesi kumppani
IT‑palveluntuottaja on muutakin kuin pelkkä laitteiden, ohjelmistojen ja IT‑tuen toimittaja. Hyvä IT‑palveluntuottaja haluaa panostaa yrityksesi IT‑asioiden kehittämiseen. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että palveluntuottaja ymmärtää, mitä yrityksessäsi tehdään ja miten yrityksesi IT‑asioita tulisi parantaa ja kehittää.
IT‑palveluntuottajan tulisi osata esittää kysymyksiä, joiden avulla varmistetaan yrityksellesi kattava ja riittävän tasoinen palvelutarjonta. Kilpailutuspalvelumme asiantuntijat auttavat sinua arvioimaan, miten IT‑palveluntuottajaehdokas ymmärtää organisaatiosi tarpeet ja miten IT‑palvelut vastaavat yrityksesi tarpeisiin.
Mitä hyvin tehty kilpailutus edellyttää?
- Määrittele mitä IT-ympäristöllä ja sovellusratkaisulla halutaan saavuttaa. Tee selkeät tavoitteet. Kehitetäänkö esimerkiksi prosesseja, tehostetaanko asiakaspalvelua vai lanseerataanko uusia digitaalisia palveluita.
- Määrittele tekniset vaatimukset. Kaikkea ei tarvitse tietää tässä vaiheessa, mutta alustavasti kannattaa suunnitella toiminallisuuden tarpeet ja tekniset vaatimukset.
- Mieti, kuinka arvioit toimittajia. Hinta voi olla yksi kriteereistä, mutta ei yksin riitä. Tärkeää on laatu, toimittajan osaaminen sekä kokemus.
- Millaista yhteistyötä toimittaja tarjoaa kilpailutuksen aikana sekä tulevaisuudessa. Pystyykö toimittaja rakentamaan kehitystä yrityksesi tarpeiden ja liiketoiminnan kasvaessa.
Ratkaise ainakin nämä asiat kilpailutusta aloittaessa ja sen aikana. Kilpailutus ei ole päätös ja loppu, se on vasta alku. Sopivan kumppanin löytyminen on myös vasta alku. Tämän jälkeen panostetaan projektinhallintaan, sovittuihin pelisääntöihin ja avoimeen vuorovaikutukseen. Yrityksellesi toimiva kumppani ei toimita sinulle vain IT-ratkaisua, vaan kehittää sitä kanssasi eteenpäin.
Tutki kalenteriasi. Onko siellä riittävästi aikaa perehtyä ja toteuttaa kilpailutusta sekä tutkia heidän tarjoamiaan tarjouksia ja ratkaisuvaihtoehtoja? Alkaako tuntua siltä, että riittäkö aika ja ehdinkö perehtyä kaikkeen riittävästi?
Tässä kohtaa me voimme tulla avuksesi
Mitä me teemme? Perehdymme liiketoimintaasi sekä yritykseesi. Kartoitamme yrityksesi tavoitteet ja tarpeet sekä etsimme yrityksellesi sopivan kumppanin. Autamme kartoittamaan nykyisen ympäristön ja tarpeiden kuvaamisessa.
- Me kartoitamme, tutkimme, etsimme ja katsomme parhaat vaihtoehdot yrityksellesi sekä hoidamme kontaktoinnin ja tarjouspyynnöt.
- Emme ota yrityksellesi tarjouksia ilman että tutkimme toimittajan luotettavuuden ja hyvämaineisuuden.
- Teemme vertailun ja yhdenmukaistamme tarjoukset vertailukelpoisiksi.
- Autamme tarvittaessa ymmärtämään parhaan vertailun tuottaman vaihtoehdon sekä tekemään päätöksen. Valitsemaan oikean yrityksellesi sopivan IT- ja sovellusratkaisun.
Tukemme ei lopu tähän!
Huolehdimme siirtymävaiheesta ja kuinka edetään kilpailutuksesta käyttöönottoon. Hoidamme prosessin alusta loppuun sekä ylläpidämme sitä erilaisen vaiheiden aikana. Toisinaan muutosprosessi voi kestää pidempään jopa yli vuoden. Sinun ei tarvitse huolehtia etenemisestä sekä katkoksien aiheuttamista vaiheista, me huolehdimme ja hoidamme etenemisprosessia puolestasi.
Ota rohkeasti yhteyttä ja keskustellaan lisää.
Soita myyntiimme 045 206 5947 (Ilkka) tai laita viestiä support@growwithinsight.fi.
Autamme sinua löytämään ja valitsemaan sopivan IT-infran ja sovelluskehityksen kumppanin!