Haluatko hoitaa työvuorosuunnittelun nykyaikaisen modernin IT-järjestelmän avulla? Haluatko helpottaa omaa ja henkilöstösi työtä? Pohditko, kuinka löydät parhaat ratkaisut? Palveluntarjoajia riittää ja niistä pitäisi valita yritykselle paras, toimivin ja hinta suhteeltaan järkevin ratkaisu. Vaatii vähän töitä selvittää oikeat ja toimivat järjestelmät sekä toimittajat.
Me autamme tässä, tämä on meidän osaamistamme. Voimme kilpailuttaa sinulle toimivan, skaalautuvan ja kustannustehokkaan ratkaisun sekä toimittajan. Kilpailutusprosessimme on toimiva ja aloitamme aina sillä, että kartoitamme yrityksesi tarpeet ja tavoitteet. Etsimme sopivat vaihtoehdot kumppaneiksi. Pyydämme tarjoukset ja yhdenmukaistamme ne vertailukelpoisiksi. Säästämme aikaasi ja helpotamme päätöksentekoa.
Työvuorosuunnittelun IT-järjestelmän kilpailutuksen vaiheet ja etenemisen osaltamme näet tästä:
- Alkukartoitus: Haastattelun avulla kartoitamme alkutapaamisessa aina nykytilanteen ja tarpeet sekä mitä muutoksia odotetaan.
- Toiminnalliset vaatimukset: Selvitämme mitä toiminnallisia vaatimuksia ohjelmalta halutaan ja laadimme vaatimuslomakkeen potentiaalisia toimittajia varten. Esimerkiksi pitääkö työntekijöiden työvuoropohjan olla räätälöitävä, jonka saa suunnitelmavaiheessa muutettua automaattisesti työntekijän työvuorolistaksi. Kuinka työvuorosuunnittelun raportit tarvitaan ulos ohjelmasta. Millaista työajan seurantaa tarvitaan. Seurataanko kustannuspaikkojen ja työtehtävien kannattavuutta eri toimipisteissä. Tarvitaanko tehokkuuslukuja työajan tehokkaaseen käytön seurantaan sekä minimoida hukkatyöaika.
- Tekniset vaatimukset: Millaisia integraatioita järjestelmästä tarvitaan. Esimerkiksi palkkalaskennan kanssa. Mikäli yrityksellä on jo käytössä toiminnanohjausjärjestelmä selvitetään tarvitaanko toiminnanohjausjärjestelmää kytkeä osaksi työvuorosuunnittelua. Esimerkiksi tulisiko työvuorot pystyä ajamaan toiminnanohjausjärjestelmän sisälle, jonka kautta hallinnoidaan työtehtäviä ja asiakastilauksia.
- Yleiset vaatimukset: Esimerkiksi toteutuksen aikataulusta. Kuka tekee ja mitä sekä kuinka käyttöönotto halutaan tapahtuvaksi. Ketkä henkilöstöstä ovat avainasemassa järjestelmän koulutuksen suhteen.
- Tämän jälkeen valitsemme soveltuvat toimittajakandidaatit, ja pyydämme heiltä lyhyet kuvaukset vaatimusten täyttymisestä heidän ratkaisunsa avulla.
- Vastausten saavuttua järjestämme demot niiden kanssa, jotka täyttävät vaatimukset.
- Toimittajien kuvausten ja demojen perusteella karsimme sopivat vaihtoehdot ja siirrymme tarjousvaiheeseen. Hoidamme tarjouspyynnöt.
- Perehdymme ensin tarjouksiin ja teemme niistä yhdenmukaisia eli vertailukelpoisia. Esittelemme aina vertailukelpoiset tarjoukset, joka helpottavat huomattavasti päätöksentekoa.
- Käymme yhdessä läpi tarjoukset yrityksen henkilöiden kanssa ja tarvittaessa pyydämme vielä tarvittavat lisätiedot toimittajilta. Autamme ymmärtämään päätöksenteon kannalta huomioitavat asiat toimittajasta.
- Tehdään päätös toimittajasta joko suoraan yhdenmukaisten tarjousten perusteella tai saatujen lisätietojen jälkeen.
- Tämän jälkeen voit päättää tarvitsetko meitä jatkossakin. Haluatko apua, ohjausta tai kokonaan ulkoistaa meille käyttöönoton toteutuksen vai haluatko hoitaa itse toimittajan kanssa. Hoidamme puolestasi halutessasi käyttöönoton ”avaimet käteen periaatteella” tai niiltä osin kuin on tarvetta. Järjestämme tarvittavat henkilöstön koulutukset, järjestelmän testaukset sekä yhteyden pidon toimittajiin.
Entä jos on jo kaikki järjestelmät käytössä, mutta eivät toimi riittävän hyvin?
Tulee tilanteita missä kaikki järjestelmät, työvuorosuunnittelu, toiminnanohjaus ja palkkaohjelma ovat jo käytössä. Työvuorosuunnittelun ohjelma ei kuitenkaan palvele enää kaikkia tarpeita. Osaa töistä joudutaan hoitamaan paperilla ohjelmasta huolimatta, kuten esimerkiksi työvuorojen kuittaukset. Ohjelmassa ei ole mobiilia tai selainversiota tehokkaaseen käyttöön. Nykyinen työvuorosuunnittelun ohjelma ei keskustele yhteen toiminnanohjauksen kanssa tai anna ulos riittäviä raportteja talouden hallintaan. Näissä tilanteissa työvuorosuunnittelun ohjelma on irrallinen järjestelmä joka aiheuttaa manuaalista työtä. Mahdollista on, että osaa ei edes pystytä sen kautta hoitamaan.
Näissäkin tilanteissa pystymme auttamaan!
Etsimme ratkaisun, joka paikkaa nämä puutteet. Etsimme työvuorosuunnitteluun ohjelman jossa on selainversio ja mobiili työntekijöille. Ohjelman, joka keskustelee yhteen muiden ohjelmien kanssa. Ohjelman mistä saadaan ulos riittävät raportit esimerkiksi Power Bi:n raportointi. Tässäkin tilanteessa selvitämme ja kartoitamme ensin, mitkä ovat ydinhaasteet sekä mitä lähdetään ratkomaan.
Tuntuuko siltä, että ehkä tarvitsemme vähän apua?
Tarvitaan sitten kokonaan uusi järjestelmä tai korjausliikkeitä nykyisten kanssa, ole rohkeasti yhteydessä. Meillä on osaamista ja kokemusta ratkoa näitä haasteita. Kuuluu meidän työhömme. Laita meidät seurantaan LinkedInissä ja ota yhteyttä heti, jos haluat keskustella.
Soita minulle 045 206 5947 (Ilkka) tai laita viestiä support@growwithinsight.fi.
Autamme sinua löytämään ja valitsemaan sopivan työvuorosuunnittelun kumppanin!
