× Huom! Yritysten nimissä lähetetään sähköpostitse massaviestejä, joissa esimerkiksi pyydetään luomaan WhatsApp‑ryhmä tai liittymään sellaiseen. Älä hyväksy tällaisia pyyntöjä. Emme koskaan lähetä kutsuja tai pyyntöjä yrityksille tai yksityishenkilöille ilman olemassa olevaa asiakassuhdetta.

Avainsana: teknologia

  • Kokonaisarkkitehtuuri: pakkopulladokumentaatiosta IT-kilpailutuksen selkärangaksi

    Kokonaisarkkitehtuuri: pakkopulladokumentaatiosta IT-kilpailutuksen selkärangaksi

    IT‑kilpailutuksissa tarjouksia on helppo pyytää, mutta haastavinta on usein valintojen tekeminen. IT-ympäristöä voi olla vaikea hahmottaa ja erilaiset dokumentaatiot ovat pakkopullaa. Kokonaisarkkitehtuuri kirkastaa yrityksesi IT‑ympäristön nyky‑ ja tavoitetilan sekä yhdenmukaistaa vaatimuksia – näin IT-kilpailutuksen päätökset perustuvat tietoon ja riskit pienenevät.

    Kokonaisarkkitehtuuri on IT‑toiminnan selkäranka

    Kun keskustelen organisaatioiden kanssa ICT–kumppanin kilpailutuksesta, tarina on usein samankaltainen.

    Yrityksellä on tarve: 

    • vaihtaa tietojärjestelmää, 
    • päivittää teknologiaa,
    • yhtenäistää toimintaa tai
    • tehostaa prosesseja ja raportointia 

    Kumppaneita löytyy nopeasti – ja tarjouksia tulee tarpeen mukaan ja sen vierestä. Hankala vaihe alkaa ja mietitään, minkä perusteella valinta tehdään? Huomataan, että tarjoukset eivät ole vertailukelpoisia keskenään.  

    Tehdään markkinavuoropuhelua ja toimittajat esittelevät yhdenlaisia ratkaisuja sekä toiset toimittajat toisenlaisia. Hinnat perustuvat eri oletuksiin. 

    Tekniset ratkaisut eivät välttämättä ole vertailtavissa. Lopulta päätöksenteko saattaakin olla enemmän tunteella kuin tiedolla tehty. 

    Tässä kohtaa kokonaisarkkitehtuuri muuttuu pelkästä pakkopulladokumentaatiosta kilpailutuksen selkärangaksi. 

    Mitä ilman selkeää arkkitehtuuria yleensä tapahtuu?

    1. Tarjouspyyntö perustuu olettamuksiin, ei faktoihin. Ei ole täysin selvää, mitä järjestelmiä, prosesseja ja integraatioita nykytilaan kuuluu. Tavoitetila ei ole selkeä. 
    2. Toimittajat tulkitsevat tarpeen omalla tavallaan. Tarjouksissa on tehty rajauksia, erilaisia teknisiä valintoja ja erilaisin lähtötilantein. Vertailu on hankalaa. 
    3. Organisaatio maksaa helposti liikaa tai väärästä asiasta. Ei ole yhteistä määrittelyä, kukaan ei oikeastaan tiedä, mitä ollaan hankkimassa. 
    4. Projektin riskit kasvavat ensimmäistä päivästä lähtien. Yllätyksiä nousee esiin, koska kokonaiskuvaa ei ollut. 

    Miten kokonaisarkkitehtuuri ratkaisee nämä ongelmat? 

    1. Tilanteen kirkastaminen ennen kilpailutusta. Nykytilan kuvaus tuo esiin: järjestelmät, prosessit, integraatiot, riippuvuudet, riskit ja puutteet. Nykytilan kuvauksen jälkeen tiedät minkä päälle uusi ratkaisu rakennetaan. 
    2. Tavoitetilan määritys yhdessä liiketoiminnan kanssa. Ei irrallista teknologiapuhetta, vaan tarkistetaan mitä halutaan saavuttaa, miten ICT tukee strategiaa ja mikä muuttuu tai miksi muuttuu. Kun tavoitetila on selkeä, tarjouspyynnöt eivät ole arvailua. 
    3. Yhdenmukaistaminen. Kun on olemassa dokumentaatio ja kuvaus nykytilasta, toimittajat eivät voi tulkita sitä eri tavoin. Kaikki vastaavat samaan tarpeeseen – ei omaan versioon siitä. 
    4. Tarjouksien tekeminen vertailukelpoisiksi. Kun oletukset ja rajaukset sekä vaatimukset ovat selkeät, pystytään vertailemaan hintaa, sisältöä, kyvykkyyttä, riskejä, tukea ja kehityskarttoja. Päätös perustuu tietoon, ei siihen kuka esitteli tai puhui parhaiten. 
    5. Vähentää projektin riskejä ja lisää läpinäkyvyyttä. Hyvä arkkitehtuuri varmistaa, että toimittaja tietää, mitä toimittaa. Organisaatio tietää, mitä ostaa ja projektin tavoitteet ovat yhtenäiset. Yllätysmomentteja on vähemmän. 

    Käytännössä kokonaisarkkitehtuuri toimii kilpailutuksen karttana, ilman karttaa voi toki päästä perille – mutta navigointivirheitä saattaa tulla. 

    Arkkitehtuurityö antaa organisaatiolle:

    • kompassin (tavoitetila) 
    • reitin (tiekartta) 
    • lähtöpisteen (nykytila) 
    • yhteisen kielen (määrittelyt) 
    • riskien näkyvyyden (riippuvuudet ja puutteet) 

    Hyvä ICT–kumppani kyllä löytyy – kun pohjatyö on tehty kunnolla. Kokonaisarkkitehtuuri on juuri tätä varten. 

    Kiinnostuitko kokonaisarkkitehtuurin kuvantamispalvelusta ja IT-kilpailutuksesta?

    Laita Grow with Insight Oy seurantaan LinkedInissä ja ota yhteyttä, jos haluat keskustella.

    Lue lisää arkkitehtuuri‑ ja kilpailutuspalvelusta

    Kirjoittajasta

    Eveliina Keski-Koukkari on kokenut IT-alan ammattilainen ja hänellä on osaamista mm. IT-kokonaisarkkitehtuurista ja IT-järjestelmien kuvantamisesta.

  • Kilpailutuksen avulla valitset oikean IT-järjestelmän

    Kilpailutuksen avulla valitset oikean IT-järjestelmän

    IT-palveluita tarvitaan nykyään jokaisessa yrityksessä. Erilaisia ohjelmistoja, palveluita ja toimittajia on paljon, ja niiden vertaileminen on usein hankalaa ja aikaa vievää. Kilpailutuksen avulla varmistut, että yrityksesi valitsee sopivimman kumppanin ja ratkaisun. Lue kokeneen interim-ammattilaisen vinkit IT-palveluiden kilpailuttamiseen.

    Keskity IT-kilpailutuksen aikana olennaiseen

    IT-järjestelmien kilpailutus on monitahoinen tehtävä. Kyse ei ole vain hinnasta, eikä edes ominaisuuksista, vaan myös kumppanuudesta, joka vaikuttaa prosesseihin, tuottavuuteen ja joskus yrityksen strategiaankin. Silti kilpailutuksissa keskitytään joskus liikaa teknisiin yksityiskohtiin ja siksi liian vähän siihen, mitä järjestelmällä oikeasti halutaan saada aikaan. IT-kilpailutuksen ammattilainen auttaa sinua jäsentämään yrityksellesi tärkeitä asioita sekä keskittyy kilpailutuksessa olennaiseen.

    Selkeytä IT-tarpeet ennen kilpailutusta

    Jotta voi varmistua valinnan toimivuudesta, täytyisi miettiä, millaisia teknologisia kyvykkyyksiä yritys tarvitsee, mitkä palvelevat strategiaa ja mahdollistavat asioita. Hyvä kilpailutus lähtee tarpeen selkeydestä. Ennen yhtäkään määrittelydokumenttia on siis selvitettävä kaksi asiaa: toisaalta se, mitä ongelmaa järjestelmällä halutaan ratkaista, ja toisaalta se, millaista tulevaisuuden toimintaa halutaan tukea. Tämä antaa toimittajille mahdollisuuden ehdottaa ratkaisuja, ei vain tarjota listaa vaadituista ominaisuuksista.

    Toinen onnistumisen kannalta olennainen tekijä on ratkaisujen vertailukelpoisuus. Liian tekninen vaatimuslista voi johtaa siihen, että kaikki näyttävät paperilla samalta, vaikka liiketoiminnan kannalta olennaiset erot voivat löytyä esimerkiksi käytettävyydestä, laajennettavuudesta, integraatioista tai kehityskyvystä. 

    Hallitse IT-kilpailutuksen riskejä

    IT-järjestelmän kilpailutus on aina myös riskienhallintaa. Lähtökohta on, että mikään järjestelmä ei voi koskaan vastata kaikkiin kuviteltaviin tarpeisiin ja skenaarioihin sekä olla samalla ilmainen. Hyvä kilpailutus kuitenkin varmistaa, että ratkaisu on joustava, mahdollistaa kehittämisen ja on taloudellisessakin mielessä paras mahdollisten vaihtoehtojen joukossa. Kilpailutus kannattaa näistä syistä suunnitella ammattilaisen kanssa.

    Kiinnostuitko IT-kilpailutuksesta?

    Laita Grow with Insight Oy seurantaan LinkedInissä ja ota yhteyttä, jos haluat keskustella.

    Lue lisää kilpailutuspalvelusta >

    Kirjoittajasta

    Jussi Ruotsalainen tarjoaa interim-palveluita, jotka tuovat yrityksellesi kokeneen talous- ja tiedolla johtamisen asiantuntijan. Jussi toimii väliaikaisena talousjohtajana, Business Controllerina tai projektipäällikkönä silloin, kun tarvitaan tuloksiin tähtäävää selkeyttä, strategista näkemystä ja suunnitelmallisuutta.

  • IT-palveluiden ulkoistus – teemme palveluprosessista läpinäkyvän

    IT-palveluiden ulkoistus – teemme palveluprosessista läpinäkyvän

    Tuomme palveluprosessimme esille myös verkkosivuillamme. Haluamme kaiken toimintamme olevan selkeää ja läpinäkyvää. Tiedät mitä teemme ja kuinka etenemme vaiheittain.

    IT-palveluiden ulkoistaminen voi tuntua samalta kuin seikkailisit labyrintissä. Luulet löytäväsi ulospääsyyn helpon ratkaisun, mutta oletkin taas eksyksissä. Yrityksen IT-palveluiden ulkoistaminen sisältää lukuisia työvaiheita ja voi tuntua monimutkaiselta prosessilta. Olemme luoneet sinua varten selkeät prosessit ja työvaiheet, joiden avulla helpotamme sinun ja henkilöstösi työtä. Säästät aikaa ja vaivaa!

    Näin palveluprosessimme etenee

    Yhdessä IT-toimittajan kanssa varmistamme, että IT-palveluiden suunnittelu ja käyttöönotto sujuu saumattomasti ja aikataulussa:

    1. Aloitamme tekemällä perusteellisen alkukartoituksen nykytilanteesta. Missä ja millaisia IT-palveluita yrityksessä on, ja kuinka ne toimivat yrityksen liiketoiminnan kannalta.
    2. Kuvaamme tavoitetilan mihin halutaan ratkaisuja. Tunnistamme samalla riippuvuudet esimerkiksi ulkoisiin järjestelmiin, koulutustarpeet sekä mahdolliset riskit.
    3. Selvitämme, onko tarkoituksena vaihtaa toimittajaa vai parantaa toimivuutta joidenkin palveluiden osalta.
    4. M365 migraatio:
      • Ensin kartoitamme nykyisen Microsoft-ympäristösi. Kartoitus antaa kattavat tiedot yrityksen ympäristöstä, asetuksista ja tietoturvasta. Esimerkiksi kuinka paljon yrityksellä on käyttäjiä sekä dataa palveluissa.
      • Suunnitteluvaiheessa teemme projektisuunnitelman ja aikataulutuksen sekä tunnistamme ja arvioimme mahdolliset riskit.
      • Migraatiossa eli siirtovaiheessa teemme esimerkiksi nimipalvelinmuutokset, sähköpostien ja datan siirrot.
      • Käyttöönoton vaiheessa uusi toimittajan palvelu tai järjestelmä saadaan tuotantokäyttöön. Huolehdimme ympäristön dokumentoinnista sekä mahdollisten koulutusten käynnistämisestä ja toteutuksesta.
    5. Päätelaitteiden resetointi ja alustaminen.
      • Uuden M365 ympäristön valmistelutyöt päätelaitteiden hallintaa varten.
      • Päätelaite tuodaan uuden toimittajan hallinnan piiriin.
    6. Muiden kuten verkkolaitteiden asennus sekä internetyhteyksien hoitaminen kuntoon.
    7. Päätöspalaverissa käymme läpi toimivuuden, mahdolliset lisätarpeet ja/tai tuen tarpeet jatkossa.

    Palveluprosessimme on selkeä ja läpinäkyvä. Kulutamme mahdollisimman vähän yrityksen henkilöstön aikaa, ja teemme oman työmme taustalla. Edellisessä artikkelissa käsittelin IT-palveluiden ulkoistamista. Lue täältä lisää.

    Voimmeko auttaa sinua ja yritystäsi löytämään toimivat ratkaisut?

    Mitä tarvitsisit ulkoistuspalveluista? Ota yhteyttä heti, jos haluat keskustella. Soita minulle 045 206 5947 (Ilkka) tai laita viestiä support@growwithinsight.fi. Laita meidät seurantaan LinkedInissä.

    Katso myös artikkelimme modernista työvuorosuunnittelusta täältä.

    Autamme sinua löytämään ja valitsemaan sopivan IT-infran ja sovelluskehityksen kumppanin!

  • IT-palveluiden ulkoistaminen helpottaa työntekoa

    IT-palveluiden ulkoistaminen helpottaa työntekoa

    IT-palvelut muodostuvat helposti kuormittavaksi haasteeksi työnteossa, jos ne eivät toimi kunnolla. Yritys, jossa ei ole omaa IT-päällikköä tai osaajaa – saattaa joutua ratkomaan IT-ongelmia osana päivittäistä työntekoa. Jos IT-ohjelmistot eivät toimi saumattomasti, kuluu turhaa aikaa ja työnteko voi tuntua henkilöstöstä välillä jopa turhauttavalta. Aikaa kuluu väärään asiaan, ei siihen mihin pitäisi.

    Toisinaan näen tilanteita, joissa IT-ohjelmia ja palveluita on eri paikoista ja niiden toimivuus ei ole paras mahdollinen yrityksen kannalta. IT-tukea on tai ei ole, ja pahimmillaan sitä sitten odotellaan pitkään tai yritetään päästä puhelimella läpi kun mikään ei toimi. Työt seisovat, asiakkaat odottavat ja henkilöstö kokee paineen aiheuttamaa stressiä.

    Onko tuttuja tilanteita? Ota muuten kantaa kommenteissa, mikä sinusta on kaikkein haastavin IT-tilanne, jonka kanssa olet tuskaillut?

    Mikä on ratkaisu?

    Se, että sinä ja henkilöstö keskitytte ydinliiketoimintaan, ja ulkoistatte IT-palvelut. Ulkoistetut IT-palvelut toimivat taustalla ja me pidämme huolen niiden toimivuudesta. Yrityksen henkilöstön ei tarvitse miettiä toimivatko ne vai eivät. Ulkoistaminen mahdollistaa IT-toimintojen automaation. Ohjelmistot ja laitteet päivittyvät, ja työnteko sujuu keskeytyksittä. Tietoturva toimii ja kustannukset on helppo ennakoida sekä budjetoida.

    Mitkä IT-palvelut voit hankkia ulkoistettuna?

    1. Päätelaitteet ja niiden elinkaaren hallinnan. Ulkoistuspalvelussa voidaan hoitaa kaikki laitehankinnat, asennukset, IT-tuki sekä elinkaaren kierto. Yritykselle leasingilla hankitut laitteet esimerkiksi palautetaan ja asennetaan uudet sovitun aikataulun mukaisesti. Asiakas valitsee ja päättää haluamansa laitteet laitekaupasta.
    2. Erilaiset tulostusratkaisut ja niiden tarvitsemat tulostimet.
    3. Tarvittavien ohjelmistojen asennukset ja päivitykset sekä verkkoratkaisut. Esimerkiksi M365, outlook, OneDrive, Teams sekä muut tarvittavat.
    4. Verkkolaitteet kuten tarvittavat palomuurit ja kytkimet.
    5. Kaiken yrityksen materiaalin varmistuspalvelut. Kaikki tarvittavat varmuuskopioidaan ja tiedostot pystytään palauttamaan tarvittaessa.
    6. Tietoturvapalveluiden avulla pystytään valvomaan esimerkiksi päätelaitteilla tapahtuvia epäilyttäviä tapahtumia. Tilanteet arvioidaan, raportoidaan ja ryhdytään tarvittaviin toimenpiteisiin. Tällaisia ovat esimerkiksi virukset ja tunkeutumisyritykset. Tarjoamme myös tietoturva-asiantuntijapalveluita sekä tietoturvakoulutukset.
    7. IT-tuki eli helpdesk saatavilla 24/7. Tämän lisäksi saatavilla myös lähitukea eli yritykseen saavutaan paikanpäälle tarvittaessa auttamaan. Tuki kattaa kaiken tarvittavan esimerkiksi päätelaitteet, ohjelmat, pilvipalvelut jne.

    IT-palveluiden toimittajaa voi myös tarvittaessa vaihtaa

    Ruoho voi joskus olla vihreämpää aidan toisella puolella. Yritykselläsi voi olla jo jokin ratkaisu ja toimittaja, mutta kaikki ei siltikään toimi halutulla tavalla. Näissä tilanteissa voi tulla eteen ulkoistettujen IT-palveluiden toimittajan vaihtaminen.

    IT-palveluiden vaihtamisen osalta tehdään siirto eli migraatio, ja tämä on kertamaksullinen toimenpide. Jatkuvat sovitut ylläpitopalvelut ovat kuukausimaksullisia.

    Mikäli kiinnostuit toimittajan kilpailuttamisesta, voit lukea ohjeemme toimivaan kilpailutukseen täältä.

    Kerro meille, mikä sinua askarruttaa IT-ratkaisuissa?

    Mitä tarvitsisit ulkoistuspalveluista? Ota yhteyttä heti, jos haluat keskustella. Soita minulle 045 206 5947 (Ilkka) tai laita viestiä support@growwithinsight.fi.

    P.S. Kommentoi tähän postaukseen tai LinkedInissä sinua eniten haastanut IT-tilanne. Ota myös meidät seurantaan LinkedInissä.

    Autamme sinua löytämään ja valitsemaan sopivan IT-infran ja sovelluskehityksen kumppanin!

  • Kilpailuta IT-järjestelmä toimivampaan työvuorosuunnitteluun

    Kilpailuta IT-järjestelmä toimivampaan työvuorosuunnitteluun

    Haluatko hoitaa työvuorosuunnittelun nykyaikaisen modernin IT-järjestelmän avulla? Haluatko helpottaa omaa ja henkilöstösi työtä? Pohditko, kuinka löydät parhaat ratkaisut? Palveluntarjoajia riittää ja niistä pitäisi valita yritykselle paras, toimivin ja hinta suhteeltaan järkevin ratkaisu. Vaatii vähän töitä selvittää oikeat ja toimivat järjestelmät sekä toimittajat.

    Me autamme tässä, tämä on meidän osaamistamme. Voimme kilpailuttaa sinulle toimivan, skaalautuvan ja kustannustehokkaan ratkaisun sekä toimittajan. Kilpailutusprosessimme on toimiva ja aloitamme aina sillä, että kartoitamme yrityksesi tarpeet ja tavoitteet. Etsimme sopivat vaihtoehdot kumppaneiksi. Pyydämme tarjoukset ja yhdenmukaistamme ne vertailukelpoisiksi. Säästämme aikaasi ja helpotamme päätöksentekoa.

    Työvuorosuunnittelun IT-järjestelmän kilpailutuksen vaiheet ja etenemisen osaltamme näet tästä:

    1. Alkukartoitus: Haastattelun avulla kartoitamme alkutapaamisessa aina nykytilanteen ja tarpeet sekä mitä muutoksia odotetaan.
    2. Toiminnalliset vaatimukset: Selvitämme mitä toiminnallisia vaatimuksia ohjelmalta halutaan ja laadimme vaatimuslomakkeen potentiaalisia toimittajia varten. Esimerkiksi pitääkö työntekijöiden työvuoropohjan olla räätälöitävä, jonka saa suunnitelmavaiheessa muutettua automaattisesti työntekijän työvuorolistaksi. Kuinka työvuorosuunnittelun raportit tarvitaan ulos ohjelmasta. Millaista työajan seurantaa tarvitaan. Seurataanko kustannuspaikkojen ja työtehtävien kannattavuutta eri toimipisteissä. Tarvitaanko tehokkuuslukuja työajan tehokkaaseen käytön seurantaan sekä minimoida hukkatyöaika.
    3. Tekniset vaatimukset: Millaisia integraatioita järjestelmästä tarvitaan. Esimerkiksi palkkalaskennan kanssa. Mikäli yrityksellä on jo käytössä toiminnanohjausjärjestelmä selvitetään tarvitaanko toiminnanohjausjärjestelmää kytkeä osaksi työvuorosuunnittelua. Esimerkiksi tulisiko työvuorot pystyä ajamaan toiminnanohjausjärjestelmän sisälle, jonka kautta hallinnoidaan työtehtäviä ja asiakastilauksia.
    4. Yleiset vaatimukset: Esimerkiksi toteutuksen aikataulusta. Kuka tekee ja mitä sekä kuinka käyttöönotto halutaan tapahtuvaksi. Ketkä henkilöstöstä ovat avainasemassa järjestelmän koulutuksen suhteen.
    5. Tämän jälkeen valitsemme soveltuvat toimittajakandidaatit, ja pyydämme heiltä lyhyet kuvaukset vaatimusten täyttymisestä heidän ratkaisunsa avulla.
    6. Vastausten saavuttua järjestämme demot niiden kanssa, jotka täyttävät vaatimukset.
    7. Toimittajien kuvausten ja demojen perusteella karsimme sopivat vaihtoehdot ja siirrymme tarjousvaiheeseen. Hoidamme tarjouspyynnöt.
    8. Perehdymme ensin tarjouksiin ja teemme niistä yhdenmukaisia eli vertailukelpoisia. Esittelemme aina vertailukelpoiset tarjoukset, joka helpottavat huomattavasti päätöksentekoa.
    9. Käymme yhdessä läpi tarjoukset yrityksen henkilöiden kanssa ja tarvittaessa pyydämme vielä tarvittavat lisätiedot toimittajilta. Autamme ymmärtämään päätöksenteon kannalta huomioitavat asiat toimittajasta.
    10. Tehdään päätös toimittajasta joko suoraan yhdenmukaisten tarjousten perusteella tai saatujen lisätietojen jälkeen.
    11. Tämän jälkeen voit päättää tarvitsetko meitä jatkossakin. Haluatko apua, ohjausta tai kokonaan ulkoistaa meille käyttöönoton toteutuksen vai haluatko hoitaa itse toimittajan kanssa. Hoidamme puolestasi halutessasi käyttöönoton ”avaimet käteen periaatteella” tai niiltä osin kuin on tarvetta. Järjestämme tarvittavat henkilöstön koulutukset, järjestelmän testaukset sekä yhteyden pidon toimittajiin.

    Entä jos on jo kaikki järjestelmät käytössä, mutta eivät toimi riittävän hyvin?

    Tulee tilanteita missä kaikki järjestelmät, työvuorosuunnittelu, toiminnanohjaus ja palkkaohjelma ovat jo käytössä. Työvuorosuunnittelun ohjelma ei kuitenkaan palvele enää kaikkia tarpeita. Osaa töistä joudutaan hoitamaan paperilla ohjelmasta huolimatta, kuten esimerkiksi työvuorojen kuittaukset. Ohjelmassa ei ole mobiilia tai selainversiota tehokkaaseen käyttöön. Nykyinen työvuorosuunnittelun ohjelma ei keskustele yhteen toiminnanohjauksen kanssa tai anna ulos riittäviä raportteja talouden hallintaan. Näissä tilanteissa työvuorosuunnittelun ohjelma on irrallinen järjestelmä joka aiheuttaa manuaalista työtä. Mahdollista on, että osaa ei edes pystytä sen kautta hoitamaan.

    Näissäkin tilanteissa pystymme auttamaan!

    Etsimme ratkaisun, joka paikkaa nämä puutteet. Etsimme työvuorosuunnitteluun ohjelman jossa on selainversio ja mobiili työntekijöille. Ohjelman, joka keskustelee yhteen muiden ohjelmien kanssa. Ohjelman mistä saadaan ulos riittävät raportit esimerkiksi Power Bi:n raportointi. Tässäkin tilanteessa selvitämme ja kartoitamme ensin, mitkä ovat ydinhaasteet sekä mitä lähdetään ratkomaan.

    Tuntuuko siltä, että ehkä tarvitsemme vähän apua?

    Tarvitaan sitten kokonaan uusi järjestelmä tai korjausliikkeitä nykyisten kanssa, ole rohkeasti yhteydessä. Meillä on osaamista ja kokemusta ratkoa näitä haasteita. Kuuluu meidän työhömme. Laita meidät seurantaan LinkedInissä ja ota yhteyttä heti, jos haluat keskustella.

    Soita minulle 045 206 5947 (Ilkka) tai laita viestiä support@growwithinsight.fi.

    Autamme sinua löytämään ja valitsemaan sopivan työvuorosuunnittelun kumppanin!

  • Kuinka hyvin suunniteltu ja toteutettu työvuorosuunnittelu auttaa?

    Kuinka hyvin suunniteltu ja toteutettu työvuorosuunnittelu auttaa?

    Työvuorosuunnittelusta ei voi olla kirjoittamatta lisää. Työvuorosuunnittelun prosessin tärkeys ja merkitys tulee esille joka päivä yrityksen arjessa.  Hyvin tehty työvuorosuunnittelu modernein nykyaikaisin keinoin auttaa ja helpottaa hallitsemaan työtä tehokkaammin. Säästää kaikkien aikaa vähentäen samalla virheiden mahdollisuutta.

    Kun työvuorosuunnittelu toteutetaan modernilla, integroidulla järjestelmällä, siitä tulee organisaation selkäranka ja liiketoimintaa sekä johtoa tukeva ratkaisu samanaikaisesti.

    Tässä muutama minulle tärkeä pointti, mitä hyötyä modernista työvuorosuunnittelusta on yrityksessä:

    1. Tehokkuus paranee. Ihmisiä eli resursseja on helpompi hallita ja tarvittaessa siirtää eri tehtäviin tai työmaakohtaisesti.  Työntekijät ovat oikeassa paikassa oikeaan aikaan ja heitä on oikea määrä. Tuottavuutta ja työntekijöiden tarvetta pystytään tehokkaammin ja paremmin mitoittamaan työmaakohtaisesti. Pystytään karsimaan vanhanaikaisia manuaalisia työvuorosuunnittelun vaiheita, joka säästää aikaa sinulta tai esihenkilöiltä. 
    2. Työkuorman hallinnointi helpottuu ja auttaa tasaisemman työkuorman jakamisessa eri henkilöille. Hukkatyön osuus sekä tuplatyön tekeminen vähenee. Tämä vaikuttaa tuottavuuteen, kannattavuuteen ja hyvinvointiin. Henkilöstön työ- ja vapaa-aika pysyy paremmassa tasapainossa, joka taas vähentää poissaoloja ja vaihtuvuutta.
    3. Toimivampaa johtamista ja säästöjä! Johtamisen helpottuminen näkyy myös henkilöstö- ja asiakastyytyväisyydessä. Manuaalisen hallinnollisen työn osuuden vähetessä myös virheiden määrä vähenee. Kaikki tieto on ajantasaista kaikkien osapuolten kesken. Palkanlaskenta nopeutuu ja pysyy paremmin ajantasaisena.
    4. Tiedot siirtyvät hyvin toimivan järjestelmän avulla ja yritys saa tarkkaa tietoa kustannuksista, tehokkuudesta sekä kannattavuudesta. Kannattavuusluvut yleensä aina paranevat.
    5. Raportointi helpottuu ja sitä kautta työteosta tulee läpinäkyvämpää. 

    Mikäli kehität työvuorosuunnittelua tai suunnittelet investointia työvuorosuunnittelun järjestelmään, ota nämä asiat huomioon:

    • Määrittele toiminnalliset vaatimukset. Mitä työvuorosuunnittelun tulisi tehdä. Tee selkeät tavoitteet. Kehitetäänkö esimerkiksi työajan kirjanpitoa ja raportointia.
    • Määrittele tekniset vaatimukset. Esimerkiksi mitä rajapintoja työvuorosuunnittelussa pitää olla. Näitä voivat olla esimerkiksi palkka- ja HR-ohjelmisto.
    • Mieti, mitä yleisiä vaatimuksia sinulla on. Esimerkiksi mikä aikataulu kilpailutuksella tai käyttöönotolla on?
    • Lisäksi pohdi, mitä työvuorosuunnittelu saisi maksaa ensimmäisenä ja tulevina vuosina. Ensimmäinen vuosi on yleensä kalliimpi käyttöönoton vuoksi.

    Kiinnostuitko työvuorosuunnittelusta?

    Tarvitsetko kumppania? Lue lisää kilpailutuksesta.

    Kerron vielä lisää siitä mitä kilpailutus työvuorosuunnittelun  IT-järjestelmän osalta tarkoittaa. Laita meidät seurantaan LinkedInissä ja ota yhteyttä heti, jos haluat keskustella.

    Soita minulle 045 206 5947 (Ilkka) tai laita viestiä support@growwithinsight.fi.

    Autamme sinua löytämään ja valitsemaan sopivan työvuorosuunnittelun kumppanin!

  • Työvuorosuunnittelulla kohti tehokkaampaa ja kannattavampaa arkea

    Työvuorosuunnittelulla kohti tehokkaampaa ja kannattavampaa arkea

    Työvuorosuunnittelu kuuluu monen organisaation arkeen. Se vaikuttaa suoraan esimerkiksi työn sujuvuuteen, tehokkuuteen sekä tuottavuuteen, kustannuksiin ja henkilöstön hyvinvointiin. Jos yrityksessä on vain muutamia työntekijöitä, voi työvuorosuunnittelua tehdä yksinkertaisimmillaan vaikka ecxel -taulukossa. Mutta jos työntekijöitä on kymmeniä tai satoja, tarvitaan jokin parempi tapa. Nykyaikaisen työvuorosuunnittelun hyödyt näkyvät nopeasti henkilöstölle, asiakastyytyväisyydessä kuin tuloksessakin.

    Helpota arkea ja johtamista

    Hyvin suunniteltu ja toimiva työvuorosuunnittelu on tärkeä ja tehokas työväline toimivan ja kannattavan arjen pyöritykseen yrityksessä. Se yhdistää ihmiset, prosessit ja teknologian. Se saa yrityksen koko arjen sujumaan tehokkaammin ja helpottaa kaikkea työnsuunnittelua. Se vaikuttaa koko henkilöstön tyytyväisyyteen joka heijastuu myös asiakkaille – tyytyväinen työntekijä palvelee myös paremmin asiakkaita. Mutta jos prosessit eivät toimi, niin aika nopeasti asiakkaat sen huomaavat. Mitä enemmän on tekijöitä, tekemistä, työpisteitä, aikatauluja ja palveluita, sitä haasteellisemmaksi työvuorosuunnittelu käy ilman toimivaa IT-järjestelmää.

    Mitä hyvin tehty työvuorosuunnittelu edellyttää?

    Olen rakentanut yrityksille toimivia työvuorosuunnittelun ratkaisuja ja haluan avata tätä, koska toimimaton ratkaisu aiheuttaa niin helposti ylimääräistä päänvaivaa ja turhia kustannuksia yrityksellesi. Ikäviä yllätyksiä saattaa tulla esimerkiksi tilanteista, joissa tekijöitä ei näy silloin kun pitäisi tai heitä on liian vähän sovittuun työhön nähden. Aikataulut venyvät ja työhön tulee katkoksia. Tai myyjät saattavat innoissaan myydä asiakkaalle projektin tai työn, jonka jälkeen huomataan, että tekijät ovatkin kiinni aivan toisessa asiakkaassa tai työssä. Ylimääräisten työntekijöiden saaminen lyhyellä varoajalla saattaa olla hankalaa tai mahdotonta.

    Ratkoessani erilaisia työvuorosuunnittelun haasteita ja ongelmia on aina lähdetty erilaisista tarpeista liikenteeseen. Yritykselle parhaalla tavalla toimivan työvuorosuunnittelun kautta on pystytty ratkomaan monta haastetta.

    Lue lisää kilpailutuspalvelusta >

    Jos työvuorosuunnittelu ei ole kunnossa, koko tiimi kärsii

    Osaava henkilöstö on jokaisen menestyvän yrityksen moottori. Usein osaava henkilöstö myös joustaa tarvittaessa. Mutta jos ahkerat ja tunnolliset työntekijäsi tekevät jo täydet tunnit töitä, kauanko he jaksavat, jos heidän työmääräänsä lisätään hallitsemattomasti ja yllättäen? Jossain kohtaa motivaatio laskee ja mitta täyttyy. Lisäksi saattaa olla tilanteita, jossa osalla työntekijöistä olisi aikaa, mutta sinulla ei ole mitään keinoja pysyä kartalla heidän toteutuneista työmääristänsä. Joudut päivittäin soittelemaan ja kysymään, mitä töitä kenelläkin on kesken. Joukossa saattaa olla työntekijä, jonka työaika ei ole tehokkaassa käytössä ja tehokkuusluvut hänen kohdallaan ovat aika matalat. Tämä kaikki vie paljon sinun tai esihenkilöiden, mutta myös työntekijöittesi aikaa. Koko yrityksen kannattavuus kärsii. Kuulostaako tämä tutulta?

    Kiinnostuitko työvuorosuunnittelusta?

    Kerron lisää kokemuksia seuraavissa kirjoituksissa siitä, missä kaikissa asioissa hyvin tehty työvuorosuunnittelu auttaa. Laita meidät seurantaan LinkedInissä ja ota yhteyttä heti, jos haluat keskustella.

    Soita minulle 045 206 5947 (Ilkka) tai laita viestiä support@growwithinsight.fi.

    Autamme sinua löytämään ja valitsemaan sopivan työvuorosuunnittelun kumppanin!