IT-palveluita tarvitaan nykyään jokaisessa yrityksessä. Erilaisia ohjelmistoja, palveluita ja toimittajia on paljon, ja niiden vertaileminen on usein hankalaa ja aikaa vievää. Kilpailutuksen avulla varmistut, että yrityksesi valitsee sopivimman kumppanin ja ratkaisun. Lue kokeneen interim-ammattilaisen vinkit IT-palveluiden kilpailuttamiseen.
Keskity IT-kilpailutuksen aikana olennaiseen
IT-järjestelmien kilpailutus on monitahoinen tehtävä. Kyse ei ole vain hinnasta, eikä edes ominaisuuksista, vaan myös kumppanuudesta, joka vaikuttaa prosesseihin, tuottavuuteen ja joskus yrityksen strategiaankin. Silti kilpailutuksissa keskitytään joskus liikaa teknisiin yksityiskohtiin ja siksi liian vähän siihen, mitä järjestelmällä oikeasti halutaan saada aikaan. IT-kilpailutuksen ammattilainen auttaa sinua jäsentämään yrityksellesi tärkeitä asioita sekä keskittyy kilpailutuksessa olennaiseen.
Selkeytä IT-tarpeet ennen kilpailutusta
Jotta voi varmistua valinnan toimivuudesta, täytyisi miettiä, millaisia teknologisia kyvykkyyksiä yritys tarvitsee, mitkä palvelevat strategiaa ja mahdollistavat asioita. Hyvä kilpailutus lähtee tarpeen selkeydestä. Ennen yhtäkään määrittelydokumenttia on siis selvitettävä kaksi asiaa: toisaalta se, mitä ongelmaa järjestelmällä halutaan ratkaista, ja toisaalta se, millaista tulevaisuuden toimintaa halutaan tukea. Tämä antaa toimittajille mahdollisuuden ehdottaa ratkaisuja, ei vain tarjota listaa vaadituista ominaisuuksista.
Toinen onnistumisen kannalta olennainen tekijä on ratkaisujen vertailukelpoisuus. Liian tekninen vaatimuslista voi johtaa siihen, että kaikki näyttävät paperilla samalta, vaikka liiketoiminnan kannalta olennaiset erot voivat löytyä esimerkiksi käytettävyydestä, laajennettavuudesta, integraatioista tai kehityskyvystä.
Hallitse IT-kilpailutuksen riskejä
IT-järjestelmän kilpailutus on aina myös riskienhallintaa. Lähtökohta on, että mikään järjestelmä ei voi koskaan vastata kaikkiin kuviteltaviin tarpeisiin ja skenaarioihin sekä olla samalla ilmainen. Hyvä kilpailutus kuitenkin varmistaa, että ratkaisu on joustava, mahdollistaa kehittämisen ja on taloudellisessakin mielessä paras mahdollisten vaihtoehtojen joukossa. Kilpailutus kannattaa näistä syistä suunnitella ammattilaisen kanssa.
Kiinnostuitko IT-kilpailutuksesta?
Laita Grow with Insight Oy seurantaan LinkedInissä ja ota yhteyttä, jos haluat keskustella.
Kirjoittajasta
Jussi Ruotsalainen tarjoaa interim-palveluita, jotka tuovat yrityksellesi kokeneen talous- ja tiedolla johtamisen asiantuntijan. Jussi toimii väliaikaisena talousjohtajana, Business Controllerina tai projektipäällikkönä silloin, kun tarvitaan tuloksiin tähtäävää selkeyttä, strategista näkemystä ja suunnitelmallisuutta.
Vastaa